Gästebuch vs. Stadtbuch
| Gästebuch | Stadtbuch | |
|---|---|---|
| Wer schuldet | Gäste sind derzeit im Haus | Firmen und Agenten nach der Abreise |
| Wenn es geklärt ist | Beim Check-out | Zu den Kreditbedingungen der Rechnung |
| Typische Beispiele | Zimmer, Restaurant, Wäscherei für einen Hausgast | Firmenaufenthalte, Buchungen von Agentengruppen |
So funktioniert eine Stadtbuchübertragung
- Ein Geschäftsgast checkt mit einem Guthaben von 420 $ auf seinem Konto aus.
- Anstatt die Zahlung entgegenzunehmen, rechnet der Schalter den Betrag auf das Stadtkonto des Unternehmens ab.
- Eine Rechnung wird an den Buchhaltungskontakt des Unternehmens ausgestellt.
- Wenn das Unternehmen zahlt, wird der Beleg mit dieser Rechnung oder mit mehreren Rechnungen abgeglichen, wenn eine Zahlung mehrere Aufenthalte abdeckt.
Management des Stadtbuchrisikos
- Vereinbaren Sie vor dem ersten Aufenthalt Kreditkonditionen und ein Kreditlimit pro Konto.
- Stellen Sie umgehend Rechnungen und versenden Sie regelmäßig Kontoauszüge.
- Ordnen Sie Quittungen den Rechnungen zu, damit der ausstehende Saldo immer korrekt ist.
- Überprüfen Sie die Fälligkeit: Beträge, die in früheren Laufzeiten nicht bezahlt wurden, müssen nachverfolgt werden, bevor neue Aufenthalte auf Guthaben verlängert werden.
Wie bedsKey mit dem Stadtbuch umgeht
bedsKey führt Unternehmens- und Reisebüroprofile mit ausgehandelten Tarifen und Kreditbedingungen; Bei jeder Buchung für dieses Unternehmen wird ein ausgehandelter Vertragspreis für ein Unternehmen durchgesetzt. Folios werden beim Auschecken im städtischen Hauptbuch verbucht, Rechnungen werden per E-Mail an den Buchhaltungskontakt des Unternehmens gesendet und Quittungen werden mit den Rechnungen abgeglichen. Rechnungen, Quittungen und Gutschriften werden gebrandet und fortlaufend nummeriert.