Was das Nachtaudit bewirkt
- Verbucht Zimmer- und Steuergebühren für jeden eingecheckten Aufenthalt zum vereinbarten Übernachtungspreis, zuzüglich Mehrwertsteuer und Servicegebühr.
- Gleicht den Tag ab – Bargeld-, Karten-, Banküberweisungs- und Mobile-Wallet-Zahlungen – mit den Aufzeichnungen jeder Schicht.
- Kennzeichnet Nichterscheinen – bestätigte Ankünfte, die weder eingecheckt noch storniert haben, sodass die No-Show-Richtlinie angewendet werden kann.
- Erstellt Berichte – den Manager-Flash, den Umsatz und die Auslastung für den gerade geschlossenen Tag.
- Rollt das Geschäftsdatum und sperrt den geschlossenen Tag, damit sich seine Zahlen nicht unbemerkt ändern können.
Geschäftsdatum vs. Kalenderdatum
Eine um 00:40 Uhr bezahlte Restaurantrechnung gehört zum Vorabend, nicht zum neuen Kalendertag. Aus diesem Grund zählen Hotels die Einnahmen nach Geschäftsdatum : Der Tag bleibt offen, bis die Rechnung ihn abschließt, ganz gleich, was die Uhr anzeigt.
Checkliste für Nachtaudits
| Vor der Prüfung | Nach der Prüfung |
|---|---|
| Alle Ankünfte wurden eingecheckt oder zur Nachverfolgung markiert | Zimmer- und Steuergebühren werden in jedes interne Konto gebucht |
| Verspätungsgebühren von Verkaufsstellen, die auf die richtige Adresse verwiesen werden, bleiben bestehen | Nichterscheinen werden gemeldet |
| Jede Kassenschublade wird nach Zahlungsart gezählt | Tagesberichte stehen für den Manager bereit |
| Der Zimmerstatus wurde vom Housekeeping aktualisiert | Das Geschäftsdatum wurde verschoben und der Tag gesperrt |
Manuelle vs. automatisierte Nachtprüfung
Auf Papier oder in Tabellenkalkulationen ist die Prüfung eine nächtliche Aufgabe für einen Mitarbeiter, und Fehler tauchen erst Tage später auf. In einem PMS laufen die Veröffentlichung, Kennzeichnung und Terminverrechnung als ein Vorgang ab, so dass sich die Mitarbeiter um Ausnahmen kümmern müssen.
Wie bedsKey das Nachtaudit durchführt
Die Nachtprüfung von bedsKey verbucht Zimmer- und Steuergebühren, rollt den Geschäftstermin, markiert Nichterscheinen und sperrt den Tag, entweder nach einem Zeitplan oder auf Befehl des diensthabenden Managers. Kassenschubladen öffnen sich mit einem Float und werden bei Schichtschluss nach Methode gezählt, wobei etwaige Differenzen erfasst werden. Outlet-Einnahmen werden am Werktag gezählt, und wenn nach der Abrechnung eines Aufenthalts eine verspätete Gebühr anfällt, kann das Folio unter Angabe des Grundes erneut geöffnet werden. Geld wird durchgehend in exakter Dezimalarithmetik verarbeitet.